Jak założyć sklep internetowy – czyli wszystko, o czym powinieneś pamiętać przenosząc swoją firmę do sieci

Witaj!

Skoro czytasz ten artykuł, to zapewne chcesz założyć sklep internetowy – świetnie trafiłeś – w artykule poniżej opisuje wszystkie ważne sprawy związane z założeniem sklepu internetowego.

Tytułem wstępu – zgodnie z naszym ostatnim wpisem (który możesz przeczytać tutaj), zdecydowaliśmy się z Kubą założyć firmę, a na blogu postanowiliśmy opisywać nasze kolejne działania biznesowe (cykl: Jak Prowadzić Firmę) – tak, aby przedstawić Ci i wyjaśnić prawne zawiłości prowadzenia firmy na podstawie praktycznych przykładów. Niniejszy wpis jest kolejnym z serii, a z całością możesz zapoznać się na naszym blogu.

W ostatnim wpisie opisywałem sposoby dofinansowania spółki z o.o. Kasa w spółce była nam potrzebna na założenie sklepu internetowego. Skoro mamy tę część za sobą, dzisiaj opisuję najważniejsze prawne kwestie założenia sklepu online. Jaką firmę założyć? Jakie umowy zawrzeć i na co uważać? Zapraszam do przeczytania.

W jakiej formie prowadzić sklep internetowy?

Jeżeli sklep internetowy to Twój pierwszy biznes to musisz pamiętać, że powinieneś założyć którąś z form działalności gospodarczej – potocznie mówiąc, musisz prowadzić firmę, aby móc prowadzić sklep internetowy (chyba, że sprzedajesz za mniej niż 1300 zł miesięcznie, wtedy możesz prowadzić działalność nierejestrowaną). W jaki sposób to zrobić i jaką formę prowadzenia działalności wybrać? Odpowiedź na to pytanie i praktyczne uwagi znajdziesz w jednym z naszych pierwszych wpisów pod tym i tym adresem  – są to dwa wpisu, w których rozpisałem wszystko co musisz wiedzieć o formie działalności gospodarczej. 

Jeżeli z kolei prowadzisz już swoją działalność gospodarczą (potocznie mówiąc, masz już swoją firmę), to niezależnie od tego czy jest to jednoosobowa działalność gospodarczy czy spółka z o.o. – powinieneś mieć wpisane kody PKD oznaczające prowadzenie handlu w Internecie.  Jeżeli więc nie masz odpowiednich PKD, to należałoby je dodać. Przykładowo powinny to być następujące kody:

1. a) PKD 47.91.Z – Sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej lub Internet
2. b) PKD 47.99.Z – Pozostała sprzedaż detaliczna prowadzona poza siecią sklepową, straganami i targowiskami
3. c) PKD 63.11.Z – Przetwarzanie danych; zarządzanie stronami internetowymi (hosting) i podobna działalność
4. d) PKD 63.12.Z – Działalność portali internetowych
5. e) PKD 73.12.C – Pośrednictwo w sprzedaży miejsca na cele reklamowe w mediach elektronicznych (Internet)

ale mogą być też inne, w zależności od tego czym się będzie zajmował Twój sklep internetowy – czy np. będzie sprzedawał usługi czy towary? Jeżeli prowadzisz spółkę z o.o., dodanie kodów PKD wymaga zmiany umowy spółki – wzór protokołu Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników w przedmiocie zmiany umowy spółki, poprzez dodanie PKD znajdziesz tutaj.

Jak otworzyć sklep internetowy?

Żeby otworzyć sklep internetowy potrzeba wykonać szereg czynności i zadbać o rożne kwestie (niektóre superważne, jak np. prawa autorskie!). Podchodząc do sprawy prawno – organizacyjnie:

1. a) ktoś nam musi przygotować grafiki i logo do naszego sklepu / naszą stronę www;
2. b) programista musi nam ten sklep stworzyć – a więc zaprogramować tak aby wszystko wyglądało zgodnie z naszymi założeniami; finalnie informatyk lub programista musi dbać o utrzymanie w sieci naszego sklepu i jego bieżącą obsługę – na wypadek pojawienia się błędów czy wprowadzenia drobnych zmian.

Jak ogarnęliśmy to w naszej spółce? Zapraszam do lektury.

Umowa o dzieło z grafikiem na stworzenie projektu sklepu internetowego

Naturalnie pierwszym krokiem jest przygotowanie projektu strony internetowej czy też sklepu online. Aby programista miał co programować, wpierw ktoś musi zaprojektować, jak sklep będzie wyglądał. Ważny jest nie tylko układ graficzny i wygląd strony, lecz również logo naszego sklepu – powinno odróżniać nas od innych przedsiębiorców. Chcąc profesjonalnie podejść do tematu, koniecznie będzie zawarcie umowy o dzieło z wybranym grafikiem. Co więcej, umowa musi mieć odpowiednią treść, o której w dalszej części tekstu.

Dlaczego jest to takie ważne i co jest kluczowe w umowie o dzieło z grafikiem? Otóż zgodnie z przepisami, przeniesienie autorskiego prawa majątkowego do dzieła (w naszym przypadku grafik i logo naszego sklepu) jest możliwe wyłącznie, jeżeli zostanie zawarta umowa w formie pisemnej. Dodatkowo, w umowie muszą się znaleźć zapisy o przeniesieniu na nas prawa autorskiego do stworzonego dzieła.

Co w przypadku, jeżeli nie zawrzemy takiej umowy? Mówiąc najprościej – nie stajemy się właścicielem naszej grafiki i naszego logo Mamy jedynie domniemane prawo licencji, a właścicielem logo pozostanie grafik. To bardzo niedobra sytuacja – taka licencja może zostać przez niego wypowiedziana lub może sama wygasnąć po upływie 5 lat.

Można sobie więc jedynie wyobrazić sytuację, gdy nasz sklep staje się naprawdę rozpoznawalnym przedsiębiorstwem, aż tu nagle po 5 latach okazuje się, że nie mamy prawa do wykorzystywanego logo…Nie możemy pozwolić sobie na taki scenariusz.

Wbrew pozorom, jest to częsta sytuacja, a takie zaniedbania zdarzają się nawet w dużych firmach. Często braki są wykrywane dopiero podczas procesów due dilligence przy okazji wejścia inwestora. Wtedy właśnie okazuje się, że jak zakładaliśmy spółkę, to logo dla nas robił nasz dobry kolega, więc nikt nie pomyślał o stosownej umowie.

Zakładając więc sklep internetowy, pierwsza i najważniejsza sprawa – zadbajmy o to, aby był nasz!

Jakie są zalety zawarcia z grafikiem umowy o dzieło?

Możemy jasno sprecyzować jakiego efektu pracy oczekujemy, co pozwoli później też łatwo rozliczyć grafika z osiągniętych efektów. My postawiliśmy na minimalizm. Grafika powinna określać działalność naszej firmy, a więc branżę technologiczną i e-commerce. Musi być ona czytelna, wyróżniająca się i od razu kojarząca się ze sprzętem do streamingu. Wpisaliśmy to do umowy, dzięki czemu będzie łatwo ocenić, czy została ona wykonana zgodnie z ustaleniami.

Ponadto, istotą umowy o dzieło jest stworzenie konkretnego materiału i tylko za jego pełne wykonanie należy się zapłata. Nie chcemy płacić grafikowi za jego próby i starania – liczy się efekt. Umowa o dzieło, odmiennie niż umowa zlecenia, to umowa rezultatu, gwarantuje więc nam rozliczenie dopiero za osiągnięty rezultat.

Wzór umowy o dzieło na stworzenie grafiki, zawierającej wszystkie niezbędne elementy znajdziesz tutaj[MN1] .

Warto dodać, że stworzenie grafiki należy zakwalifikować do kategorii sztuk plastycznych, w związku z tym nasz grafik będzie mógł skorzystać z 50% kosztów uzyskania przychodu, dzięki czemu realnie zostanie mu więcej „na rękę”. Możesz być pewien, że każdy grafik doskonale zdaje sobie z tego sprawę.

Poniżej przygotowałem przejrzystą tabelkę zawierającą wady i zalety umowy o dzieło:

Umowa z programistą na stworzenie sklepu online

Mamy już projekt naszego sklepu (zabezpieczony umową), czas aby przekuć projekt w działający serwis www.

Jak wspominałem wcześniej, w ramach naszej spółki zakładamy sklep internetowy. W ramach ciekawostki: nasz sklep będzie oferował sprzęt do streamowania (mikrofony, zestawy słuchawkowe, kamery internetowe itp.). Rosnąca popularność streamingu na Twitchu, YouTubie, czy Facebooku, a także stosunkowo niska konkurencja pozwala nam wierzyć, że to będzie dobry wybór.

Musimy więc zlecić przygotowanie strony internetowej programiście, bo tak się składa, że żaden z nas nie potrafi programować. Ponadto, chcąc prowadzić własny sklep online, koniecznym jest zakupienie domeny oraz serwera. Szczerze mówiąc zarówno ja, jak i Kuba nie mamy wiedzy ani doświadczenia w tego typu pracach. W związku z tym postanowiliśmy zlecić także te działania programiście.

Podobnie jak wcześniej – najważniejsza będzie umowa! Umowa, która zagwarantuje nam własność sklepu, a dodatkowo umowa, która zagwarantuje nam opiekę nad funkcjonowaniem naszego serwisu.

Odnosząc się po kolei:

Zawarta umowa o dzieło zawiera postanowienia o przeniesieniu na nas prawa autorskiego majątkowego do programu, jak i kodu źródłowego, stajemy się więc w pełni właścicielami przygotowanego oprogramowania. Należy pamiętać o określeniu katalogu pól eksploatacji, a więc sposobu, w jaki oprogramowanie lub aplikacja może być przez nas wykorzystywana. To ważne, bo jak kiedyś będziemy chcieli sklep rozbudować lub zmienić – co wiąże się ze zmianą kodu źródłowego – nie będzie nam potrzebna zgoda pierwotnego twórcy.

W celu ochrony swoich interesów oraz uniknięcia ewentualnego konfliktu należy pamiętać, aby w umowie o dzieło zawrzeć wszystkie niezbędne informacje, które wskazuje poniższa grafika:

Jeśli jesteś zainteresowany rozbudowaną umową współpracy na założenie sklepu online, to profesjonalny wzór z instrukcją znajdziesz tutaj.

Umowa obsługi informatycznej sklepu internetowego – na co zwrócić uwagę?

Mając stworzoną stronę internetową, pomyśleliśmy o kolejnej istotnej kwestii, jaką jest obsługa informatyczna (programistyczna) naszego sklepu. Serwisy internetowe lubią zaskoczyć nagłym błędem, często okazuje się też, że na bieżąco trzeba w nich zmieniać niektóre funkcjonalności. Uznaliśmy, że warto zawrzeć kolejną umowę z programistą, lub informatykiem, który specjalizuje się w bieżącej obsłudze witryny internetowej, zapewnieniu poprawności działania i bieżącym usuwaniu błędów.

W jaki sposób zawrzeć umowę z programistą, aby całość podobnych problemów spadła na jego barki? W jaki sposób zabezpieczyć się przed awarią sklepu online, która może powodować straty finansowe w naszej firmie? Łatwo można wyobrazić sobie sytuację, w której na skutek błędu w funkcjonalności sklepu online nasi klienci nie mogą dokonywać zamówień lub płatności za towary. Odpowiedzią jest umowa współpracy na serwis sklepu online.

Umowa o świadczenie usług serwisowych strony internetowej powinna zawierać kilka istotnych postanowień, pozwalających uniknąć problemów w przyszłości. Najważniejsze jest precyzyjne określenie przedmiotu umowy, a więc katalogu świadczeń, jakie ma wykonywać programista. Przykładowo może to być:

1. a) zapewnienie poprawnego działania i funkcjonowania serwisu;
2. b) bieżące usuwanie pojawiający się błędów i usterek;
3. c) udzielanie konsultacji merytorycznych;
4. d) przeprowadzanie szkoleń dla nas i naszych pracowników z zakresu funkcjonalności serwisu;
5. e) wykonywanie modyfikacji oprogramowania i zapewnienia funkcjonalności serwisu np. dodatkowe metody płatności;
6. f) i wiele więcej.

Bardzo ważnym elementem poprawnie skonstruowanej umowy obsługi serwisowej sklepu online jest klauzula dotycząca udzielenia licencji na oprogramowanie wykorzystywane na stronie internetowej. Nie może także zabraknąć wysokości wynagrodzenia, sposobu i warunków jego płatności. Godnym uwagi jest regulacja wynagrodzenia z tytułu zleconych dodatkowych prac np. przeprowadzenia szkolenia z funkcji serwisu. Istotnym elementem jest klauzula poufności, która zapewni nam pewność, że wszystkie informacje i dokumenty dotyczące naszej spółki nie zostaną przekazane np. podmiotom konkurencyjnym. Warto także zadbać o regulację sposobu wzajemnego kontaktu pomiędzy stronami oraz wyznaczyć do tego celu odpowiednie osoby. W treści umowy warto także uregulować terminy wykonania poszczególnych prac wchodzących w skład przedmiotu umowy tzn. wskazać, że programista ma np. 24 h na naprawienie krytycznego błędu i 48 h na usunięcie błędu o niższym priorytecie.

Wartym uwagi elementem, jest zamieszczenie definicji pojęć występujących w umowie. Może to być definicja oprogramowania, usterki, serwisu internetowego. Dzięki temu łatwiej będzie interpretować umowę, łatwiej będzie też ustalić co i kiedy ma zrobić programista. W treści umowy warto też wskazać, że wszystkie prace wykonane przez programistę należy dokumentować za pośrednictwem protokołu. Dzięki temu w łatwy sposób będzie można wyliczyć należne wynagrodzenie z tytułu wykonanej pracy.

Nie należy zapominać o standardowych postanowieniach, które są niezbędne dla każdej umowy, a więc określeniu danych stron umowy, miejsca oraz data zawarcia umowy, czasu trwania umowy, a także podpisów stron lub uprawnionych osób do ich reprezentacji.

Jeśli jesteś zainteresowany rozbudowaną umową o świadczenie usług serwisowych (w przykładzie serwis strony internetowej), to profesjonalny wzór z instrukcją i omówieniem istoty dokumentu znajdziesz tutaj.

Dlaczego warto mieć sklep internetowy?

Założenie sklepu internetowego to w dzisiejszych czasach konieczność – klienci przyzwyczaili się do wygody zakupów online i nieograniczonego wyboru. Z drugiej strony, przedsiębiorca zakładając sklep internetowy, zyskuje dostęp do nieograniczonej liczby klientów.

Zaletą prowadzenia sklepu online jest brak ograniczenia sprzedaży do określonej lokalizacji, a także czasu dokonywania zakupów. Oznacza to, że klienci mogą dokonywać zamówień przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Dlatego też szczególnie ważna jest odpowiednia umowa utrzymania sklepu internetowego.

Założenie sklepu internetowego to szeroki temat, w związku z tym zapraszam Cię do kolejnej części naszego wpisu, w której opiszę, jak spełnić wymogi RODO dla sklepu internetowego – a więc jak przygotować regulamin sklepu internetowego, politykę prywatności i wiele więcej.

Jeżeli znalazłeś we wpisie interesujące Cię informacje, napisz do nas, udostępnij wpis na Facebooku lub LinkedIn. Jeżeli masz z kolei pytania, wyślij je koniecznie do nas – możesz skorzystać z formularza dostępnego tutaj.

Co dalej się wydarzyło? Zapraszam do zapisania się na newsletter, aby dostać powiadomienie o kolejnym wpisie z serii.

Do zobaczenia wkrótce!

Mateusz i Kuba