Umowa spółki z o.o. – jak przygotować umowę spółki z o.o.?

Skoro czytasz ten artykuł, to zapewne szukasz informacji, w jaki sposób skonstruować umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Świetnie trafiłeś – w artykule poniżej opisuje wszystkie ważne aspekty związane z przygotowaniem umowy spółki, sporządzeniem pozostałych istotnych dokumentów oraz dalszych działań, które są niezbędne do zarejestrowania spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Jeszcze tytułem wstępu – zgodnie z naszym ostatnim wpisem (który możesz przeczytać tutaj), zdecydowaliśmy się z Kubą założyć firmę, a na blogu opisywać będziemy nasze kolejne działania biznesowe (cykl: Jak prowadzić firmę) – tak, aby przedstawić Ci prawne zawiłości prowadzenia firmy na podstawie praktycznych przykładów. Niniejszy wpis jest już czwartym z serii, a z całością możesz zapoznać się na naszym blogu.
Zgodnie z moim poprzednim wpisem (dostępny tu), zdecydowaliśmy się na prowadzenie biznesu w formie spółki z o.o.. Kolejny krok to rozważne i przemyślane przygotowanie umowy spółki z o.o., aby uniknąć kosztownych wpadek. A więc do dzieła!

Sposoby założenia spółki z o.o.

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można założyć na dwa sposoby. Pierwszy z nich to sposób „tradycyjny”, a więc założenie spółki poprzez podpisanie umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego w obecności notariusza, złożenie niezbędnych dokumentów do Sądu Rejestrowego (co skutkuje rejestracją spółki w KRS). Drugi ze sposobów to rejestracja spółki z o.o. przez Internet za pośrednictwem rządowego systemu S24. Który ze sposobów wybrać? Chcąc ułatwić Ci wybór, przygotowałem porównanie procedury tradycyjnej oraz internetowej:

Procedura klasyczna: dowolne ukształtowanie umowy spółki, możliwość wprowadzania wielu przydatnych postanowień, notariusz sam pobiera podatek PCC, procedura wolniejsza od internetowej oraz konieczność wizyty u notariusza.

Procedura internetowa: wzorzec umowy oferuje bardzo mało rozwiązań, musimy sami pamiętać o zapłacie podatku PCC, bardzo szybka rejestracja, nawet w ciągu 24h, tańsze rozwiązanie (brak taksy notarialnej, niższa opłata sądowa) oraz możliwość założenia spółki zdalnie

Jak widzisz z powyższej listy, procedura internetowa ma wiele zalet. Jest tańszym, szybszym i wygodniejszym rozwiązaniem od tradycyjnego zakładania spółki u notariusza. Ma także jednak swoje wady, szczególnie jedną: w systemie S24 możesz zawrzeć umowę jedynie według proponowanego tam, bardzo prostego wzoru. Jeżeli więc chcesz, aby Twoja umowa spółki zawierała szczególnie postanowienia regulujące Twoje ustalenia ze wspólnikami – to założenie spółki przez S24 nic Ci nie da. Poza tym nie założysz w ten sposób spółki z aportem, nie skorzystasz z Agio i wiele innych. Założenie spółki przez S24 to więc opcja dedykowana przede wszystkim dla osób, którym zależy na czasie, sam schemat spółki ma być prosty.

Warto jednak pomyśleć o połączeniu oby wyżej wymienionych sposobów – a więc:

1. 1. Zakładasz ze wspólnikami (albo nawet sam) spółkę przez S24,
2. 2. Dzięki temu spółka szybko pojawia się w KRS, ma swój NIP, numer KRS i co najważniejsze da się wygenerować wyciąg z KRSu, co może być bardzo pomocne przy założeniu np. konta w banku,
3. 3. A dopiero następnie – co może wydarzyć się dosłownie 3 dni później – umawiacie się u notariusza i zwyczajnie zmieniacie umowę spółki czy też np. rozdzielacie pomiędzy siebie udziały w jakiś inny sposób, niż wynika to z samego założenia spółki.

Jak poprawnie wybrać nazwę spółki?

To, co  popularnie jest zwane „nazwą spółki” w języku prawniczym nazywa się „firmą spółki”. Jednak dla uproszczenia niniejszego tekstu, będę się trzymał częściej używanej formy „nazwa”.

W jaki sposób nazwać swoją spółkę z o.o.? Wspólnicy mają swobodę wyboru nazwy Spółki, jednak nazwa ta musi dostatecznie odróżniać się od nazw innych podmiotów działających na tym samym rynku, co Spółka. Nazwa powinna zawierać sformułowanie „Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” bądź skrót „Sp. z o.o.” lub „Spółka z o.o.” – przykładowo – Polskie Złoto Sp. z o.o.

Przed założeniem spółki warto więc sprawdzić, czy dana nazwa nie jest już zajęta przez inną spółkę. Jeżeli tak będzie, Sąd Rejestrowy może odrzucić wniosek o jej rejestrację i z całą pewnością tak zrobi. Czy dana nazwa nie jest już zajęta, najlepiej sprawdzić szukając w Internecie oraz w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wyszukiwarka jest dostępna pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/index.html

7 niezbędnych elementów umowy spółki z o.o.

Umowa spółki z o.o. składa się z kilku obowiązkowych elementów, które wymienię oraz opiszę w telegraficznym skrócie:

Firma (nazwa) – o której mowa we wcześniejszej części tekstu.

Siedziba spółki – jest to miejscowość, w której ma siedzibę organ zarządzający. Wbrew powszechnej opinii nie jest to konkretny adres przy ul. Złotej 1 w mieście XYZ. Warto o tym pamiętać, gdyż ma to praktyczne zastosowanie – przykładowo nasza spółka, która ma siedzibę w Warszawie, może organizować zgromadzenia wspólników lub spotkania zarządu na terenie całego miasta. Warto dodać, że jeżeli spółka zmieni adres z ul. Złotej 1 w Warszawie na ul. Srebrną 1 w Warszawie, to siedziba nie ulegnie zmianie, gdyż siedzibą jest miejscowość, a nie adres. Na zakończenie chciałbym dodać, że siedziba musi się znajdować na terenie Polski, nie ma możliwości ustanowić siedziby np. w Pradze czy Berlinie.

Przedmiot działalności zgodny z PKD – określa on cel, w jakim założona została spółka.

Wysokość kapitału zakładowego – minimalna wysokość kapitału zakładowego w spółce z o.o. wynosi 5.000,00 zł, stanowi ona sumę wszystkich udziałów wspólników. Możliwość wniesienia aportu, a więc wkładu niepieniężnego np. samochód, maszyny, komputer itd. Należy pamiętać, że aportem nie może być prawo niezbywalne lub świadczenie pracy bądź usług.

Informacja czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział – w umowie należy wskazać liczbę oraz wartość nominalną udziałów, wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50,00 zł. Należy pamiętać, że jeżeli wspólnik może mieć więcej niż jeden udział (co jest zasadą), to udziały muszą być równe i niepodzielne.

Liczba i wartość udziałów poszczególnych wspólników – w czasie zakładania spółki.

Czas trwania spółki z o.o. – pod warunkiem, że jest oznaczony, lecz zasadą jest, że wpisuje się również „nieoznaczony”.

Jakie dodatkowe elementy wpisać do umowy spółki z o.o.?

Takie, które okażą się przydatne dla funkcjonowania Twojej spółki 😉! Poniżej przedstawiam Ci katalog nieobowiązkowych postanowień, które okazać się mogą niezwykle korzystne i warte zamieszczenia w umowie Twojej spółki. Wracając do wstępu mojego dzisiejszego wpisu – żadnego z tych postanowień nie wpiszesz do umowy spółki, jeżeli założysz ją przez system S24. Po prostu udostępniony tam wzorzec nie ma takich treści. Dodatkowe klauzule:

Klauzula tag along – lub inaczej prawo przyłączenia. Klauzula ta chroni zwyczajowo interesy jednego z udziałowców, którym jest zazwyczaj udziałowiec mniejszościowy (lub wszystkich udziałowców mniejszościowych). Jak działa taka klauzula? Z reguły dotyczy sytuacji, gdy wspólnik większościowy decyduje się na zbycie swoich udziałów. Korzystając z klauzuli tag along, wspólnik (lub wspólnicy) mniejszościowi mogą żądać przyłączenia się do transakcji. A więc wspólnik sprzedający udziały będzie musiał spowodować, aby nabywca jego udziałów odkupił proporcjonalną liczbę udziałów od pozostałych wspólników.

Klauzula drag along – odwrotność klauzuli tag along, zwana też prawem przyciągnięcia, W tym przypadku wspólnik, któremu przysługuje taka klauzula, może zmusić pozostałych wspólnik do sprzedaży ich udziałów, np. na rzecz zewnętrznego inwestora. Ważne jak zwykle są szczegóły, a więc przykładowo odpowiednie określenie parametrów, po spełnieniu których może dojść do aktywowania klauzuli.

Prawo pierwszeństwa – oznacza prawo pierwszeństwa nabycia udziałów w spółce, jeżeli inny ze wspólników będzie chciał je sprzedać. Klauzula taka chroni pozostałych wspólników przed przystąpieniem do spółki nieznanej im osoby.

Liquidation preference – istotą takiego postanowienia jest określenie sposobu podziału środków pochodzących np. z likwidacji czy sprzedaży spółki dokonanej pomiędzy inwestorem a wspólnikami spółki, a więc warunki wyjścia kapitałowego.

Dominujący głos prezesa – nic nie stoi na przeszkodzie, aby w umowie zastrzec, iż decydującym głosem zarządu jest głos prezesa; w związku z tym w przypadku równości w głosowaniu.

Zgoda na zbycie udziałów – możliwe jest wpisanie do umowy postanowienia, zgodnie z którym, zbycie udziałów spółki wymaga zgody pozostałych wspólników.

Udziały uprzywilejowane – można przyznać wspólnikom dodatkowe uprawnienie wynikające z posiadanych udziałów np. prawo do większej dywidendy, większą liczba głosów lub sposób uczestniczenia w podziale majątku w przypadku likwidacji.

Podpisanie umowy spółki z o.o.

Jeżeli do zawarcia umowy dochodzi u notariusza, to umowę założycielską podpisują wszyscy wspólnicy. Procedurę tę można uprościć za pomocą odpowiedniego pełnomocnictwa, dzięki któremu fizyczna obecność wspólnika nie jest konieczna. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, w której wspólnik nie ma czasu lub możliwości w osobistym uczestniczeniu w podpisywaniu umowy. Zdarza się tez czasem, że spółkę zakłada kilkanaście osób. W takim przypadku, jeżeli do wynegocjowania treści umowy dochodzi wcześniej, część z tych osób może udzielić pełnomocnictw innym wspólnikom, tak aby nieco uprościć samo podpisanie dokumentów (wzór takiego pełnomocnictwa znajdziesz tutaj).

Należy pamiętać, że w przypadku osób prawnych, podpisy składają osoby uprawnione do ich reprezentacji.

Umowy spółki nie można zawrzeć w formie ustnej, pisemnej albo za pomocą wiadomości mailowej. Jedyną możliwością jest forma aktu notarialnego oraz internetowy system S24.

Spółka z o.o. w organizacji

Spółka z o.o. w organizacji to „stan”, w jakim znajduje się spółki po podpisaniu umowy spółki w formie aktu notarialnego, a przed rejestracją w sądzie rejonowym. Jeżeli taka spółka podejmie już działalność (a może to zrobić), firma (nazwa) spółki koniecznie musi zawierać dodatkowe oznaczenie „w organizacji”. Taka spółka może już nabywać prawa we własnym imieniu, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana. Oznacza to, że przed rejestracją w KRS może ona kupować nieruchomości, ruchomości, zaciągać kredyty oraz zawierać umowy.

Spółka z o.o. w organizacji może ubiegać się o nadanie numeru REGON oraz NIP. Warto dodać, że numery te nie zmienią się po zarejestrowaniu spółki. Co więcej, spółka z o.o. w organizacji może prowadzić działalność gospodarczą oraz ustanowić prokurenta. Spółka z o.o. w organizacji jest reprezentowana przez zarząd albo przez pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników.

Założenie rachunku bankowego dla spółki z o.o.

Zakładając spółkę z o.o., konieczne jest założenie firmowego konta bankowego. Co prawda nie ma takiego obowiązku prawnego, jednak obecnie nie da się prowadzić przedsiębiorstwa bez konta w banku – chociażby rozliczenia z urzędem skarbowym muszą następować przelewami, stąd w praktyce spółka, która ma zamian działać, potrzebuje rachunek w banku.

Jeżeli spółka jest już wpisana do KRS, to z założeniem rachunku nie ma problemu – wystarczy wziąć dowód osobisty i stawić się w banku w składzie, gwarantującym właściwą reprezentację spółki. Pracownik banku sam pobierze sobie KRS i przygotuje dokumenty.

Co jednak zrobić, jeżeli założyliśmy spółkę, nie ma jeszcze wpisu do KRS, a my chcemy już działać i potrzebujemy do tego rachunku?

Cóż, da się to zrobić, choć banki lubią bardzo komplikować takie sprawy. My znaleźliśmy się właśnie w takiej sytuacji z naszą spółką. Udało się założyć rachunek. Jak to zrobić? Otóż idąc do banku trzeba zabrać ze sobą:

1. 1. Oryginał aktu notarialnego z założenia spółki,
2. 2. Kopię wniosku o rejestrację spółki, złożonego w KRS – z tym że najlepiej, aby był z oryginałem prezentaty poświadczającej jego złożenie,
3. 3. Mogą się przydać także zaświadczenie o nadaniu numeru NIP i REGON – jeżeli już akie posiadasz.

Niestety  nie wszystkie banki wyrażają zgodę na założenie konta firmowego przed rejestracją spółki w KRS, powyższa metoda może się wiec okazać nieskuteczna – nam się jednak udało 😊

Zgłoszenie spółki z o.o. do KRS

Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Krajowym Rejestrze Sądowym można dokonać listownie, elektronicznie oraz w składając oryginały w sądzie. Najczęściej jednak wymagane dokumenty wysyłane są przesyłką rejestrowaną do odpowiedniego sądu właściwego ze względu na siedzibę podmioty, który ubiega się o wpis.

Wniosek o wpis należy złożyć na urzędowym formularzu KRS-W3. Formularz należy wypełnić oraz wydrukować. Do wniosku należy dołączyć w oryginałach lub poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach:

1. 1. KRS-WE – wspólnicy podlegający wpisowi do rejestru,
2. 2. KRS-WK – organy podmiotu,
3. 3. KRS – WM – przedmiot działalności,
4. 4. umowę spółki,
5. 5. listę uprawnionych do powołania zarządu,
6. 6. listę wspólników,
7. 7. oświadczenie o zgodzie na pełnienie funkcji w zarządzie,
8. 8. oświadczenie zarządu o wniesieniu kapitału,
9. 9. dowody uiszczenia opłat.

Jeżeli chcesz założyć spółkę z o.o., to w tym miejscu znajdziesz gotową paczkę, która zawiera wszystkie niezbędne dokumenty do założenia i zgłoszenia spółki z o.o.

Jak długo trwa rozpatrzenie wniosku o wpis?

Wniosek o wpis spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do Krajowego Rejestru Sądowego, sąd rejestrowy rozpoznaje w terminie 7 dni od daty jego wpływu. Warto dodać, że wniosek o wpis spółki, która została zawarta z wykorzystaniem systemu S24, sąd rozpoznaje w terminie 1 dnia od daty jego wpływu. Przynajmniej tyle głosi teoria, bo w praktyce oczekiwanie na wpis do KRS może trwać nawet i dwa miesiące.

Dalsze kroki po zarejestrowaniu spółki z o.o.

Po dokonaniu rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym konieczne jest zgłoszenie identyfikacyjne do urzędu skarbowego na formularzu NIP-8 w terminie 21 dni od dnia wpisu do KRS.  Co więcej, konieczne jest złożenie formularza VAT-R, pod warunkiem, że zdecydujesz się być czynnym podatnikiem VAT (vatowcem). Warto dodać, że na notariuszu będzie spoczywać obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia podatku od czynności cywilnoprawnych PCC. Stawka podatku od umowy spółki wynosi 0,5% podstawy opodatkowania, a więc wartości wartość kapitału zakładowego.

Podsumowanie

Jeżeli nadal wahasz się, czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest dla Ciebie, to przygotowałem główne zalety oraz wady tej formy prowadzenia działalności gospodarczej:

Zalety: wspólnicy nie odpowiadają swoim majątkiem za długi, zarząd odpowiada za długi w ograniczonym zakresie, wspólnicy nie płacą ZUS-u spółka ma osoobowość prawną, bardzo elastyczna forma, dedykowana do większosci biznesów, możliwość optymalizacji podatkowej, możliwość zarejestrowania przez Internet.

Wady podwójne opodatkowanie zysku, prowadzenie spółki jest bardzo sformalizowane, •obowiązek pełnej księgowości, wyższe koszty prowadzenia niż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (lecz możliwość odliczenia kosztów ZUS-u), kapitał zakładowy wynoszący minimum 5 tys. zł.,

Mam nadzieję, że dzięki temu wpisowi rozwiałem Twoje wątpliwości i w przystępny sposób, omówiłem problematykę konstruowania umowy spółki z o.o. Gdyby okazało się, że masz jakieś pytania, to śmiało do nas pisz. Możesz być pewien, że odpowiemy wszystkie Twoje pytania 😉.

Jeżeli znalazłeś we wpisie interesujące Cię informacje, napisz do nas, udostępnij wpis na Facebooku lub Linkedin’ie. Jeżeli masz z kolei pytania, wyślij je koniecznie do nas – możesz skorzystać z formularza dostępnego tutaj.

Co dalej się wydarzyło? Już teraz mogę zdradzić, że udało nam się zarejestrować spółkę bez większych problemów, chociaż trwało to parę tygodni. W kolejnym wpisie opiszę Ci nasze przygody z wynajęciem pierwszego biura. Zapraszam do zapisania się na newsletter, aby dostać powiadomienie o kolejnym wpisie z serii.

Do zobaczenia wkrótce!

Mateusz i Kuba