Wynajmujemy pierwsze biuro

Witaj!
Skoro czytasz ten artykuł, to zapewne szukasz informacji o umowie najmu. Dobrze trafiłeś – w artykule poniżej opisuję wszystkie ważne sprawy związane z zawarciem umowy najmu, kładąc nacisk na praktyczne walory każdej z nich.
Jeszcze tytułem wstępu – zgodnie z pierwszym wpisem (możesz go przeczytać tutaj) zdecydowaliśmy się z Kubą założyć firmę i opisywać na blogu jej kolejne biznesowe działania (cykl: Jak prowadzić firmę) – tak, aby przedstawiać i wyjaśniać prawne zawiłości prowadzenia firmy na podstawie praktycznych przykładów. Niniejszy wpis jest kolejnym z serii, a z całością możesz zapoznać się na naszym blogu.

Umowa najmu dla firmy – jaką umowę zawrzeć?

Dzisiaj skupiam się na ważnym zagadnieniu, jakim jest wynajęcie pierwszego biura dla naszej firmy. Jaką umowę wybrać i jak ją sporządzić? Na co szczególnie zwrócić uwagę?

Z praktyki wiem, że istnieje kilka wariantów umów najmu. Mieliśmy do wyboru m.in. wynajęcie wirtualnego biura i prowadzenie biznesu z domu, drugi to wynajęcie małego biura w biurowcu w centrum Warszawy, z kolei trzeci z wariantów to wynajęcie biura w atrakcyjniejszej cenie, ale za to w niższym standardzie – na przykład w kamienicy na obrzeżach centrum.

Każda z opcji to nieco inna umowa i inne zapisy… Poniżej przedstawiam opis każdego z rodzajów umów i najciekawsze wnioski.

Wynajęcie wirtualnego biura

Pierwsza możliwość to wynajęcie wirtualnego biura. Takie rozwiązanie ma szereg zalet. Przykładowo, mam znajomą (Kasię) zajmującą się projektowaniem ogrodów. Prowadzi jednoosobową firmę i w związku z rodzajem działalności, całość pracy może wykonywać zdalnie z domu… oczywiście oprócz wyjazdów do klientów w celu dokonania wykonania zdjęć i pomiarów ogrodu 😉. Dzięki temu, że Kasia całość swojej pracy wykonuje w domu, wirtualne biuro pozwala zaoszczędzić środki na wynajęciu dodatkowego lokalu.

Jest wiele podmiotów oferujących wynajem wirtualnego biura – choć nie trzeba korzystać z ich usług – można na przykład spróbować podnająć kawałek biura od znajomego, który dysponuje odpowiednim lokalem. Formalnie wystarczy, aby była to umowa podnajmu np. 2 m2. Dobrym przykładem jest wspomniana Kasia – gdy jej biznes się rozkręcił, zaproponowała swojemu koledze, aby podnajął jej kawałek swojego biura. Dzięki temu, pomimo że Kasia pracowała zdalnie ze swojego domu spod Warszawy, to siedzibą jej przedsiębiorstwa była właśnie Warszawa. Bez wątpienia miało to wpływ na renomę jej firmy i poprawę wizerunku w oczach klientów. Co więcej, w ramach czynszu najmu, sekretarka odbierała za Kasię wszystkie przesyłki i przesyłała jej skany przez maila. Warto dodać, że dzięki uprzejmości właściciela biura (i dodatkowej opłacie ), Kasia mogła przyjmować swoich klientów w salce konferencyjnej, zamiast robić to w swoim własnym domu. Z kolei właściciel biura miał dodatkowy przychód, który pokrywał mu część rachunków.

Do wad takiego rozwiązania należy potencjalny problem z urzędem skarbowym – nie wiedzieć czemu, urzędnikom skarbówek zdarza się odmówić wpisu do VATu, a jako powód podają korzystanie z wirtualnego biura. Aby uniknąć takich problemów warto zadbać aby na drzwiach naszego „biura” była przynajmniej niewielka tabliczka z nazwą firmy oraz by osoba dostępna w biurze (sekretarka) wiedziała, że mamy tam siedzibę i była gotowa poświadczyć, że czasem z niej korzystamy.

Jeżeli jesteś zainteresowany umową wirtualnego biura, to zapraszam Cię do kliknięcia tutaj. Znajdziesz tam zarówno rozbudowany wzór umowy najmu wirtualnego biura z instrukcją wypełniania i z praktycznym komentarzem, jak i dokument zawierający przejrzyste odpowiedzi na liczne pytania, które nie są przypadkowe.

Razem z Kubą odrzuciliśmy wariant z wynajęciem wirtualnego biura. Co było powodem? W zasadzie wiele czynników. Po pierwsze zarówno ja, jak i Kuba nie mamy warunków do pracy zdalnej z domu, ponadto chcemy prężnie działać z naszym biznesem i za niedługo będziemy przeprowadzać pierwsze rozmowy kwalifikacyjne! Potrzebujemy miejsca, w którym będziemy codziennie przyjmować naszych klientów.

Umowa najmu biura – co jest szczególnie ważne?

Kolejna możliwość to wynajęcie biura w biurowcu. Siedziba naszego przedsiębiorstwa w samym centrum Warszawy bez wątpienia wpływałaby pozytywnie na renomę firmy i byłaby naszą wizytówką. Dopiero co byliśmy oglądać taki lokal, poniżej moje spostrzeżenia, co jest szczególnie ważne przy planowaniu wynajmu biura dla firmy.

Na pewno jego standard – sprawdź od razu, czy budynek jest odnowiony, klimatyzowany, itp. Jeżeli nie jest – warto dopytać jakie prace remontowe są planowane, choćby dlatego, aby wiedzieć, czy tuż po wynajęciu biura nie zacznie się generalny remont. Może się okazać, że wynająłeś biuro na środku placu budowy, a to nic przyjemnego. Po drugie, funkcjonalność potencjalnego biura. My postanowiliśmy wynająć dwa małe pomieszczenia oraz wspólną kuchnię i łazienkę, które musielibyśmy dzielić z innymi najemcami. Pierwsze z pomieszczeń miało zostać przeznaczone na mini salę konferencyjną oraz miejsce pracy dla naszej przyszłej sekretarki.

Drugie z pomieszczeń miało zostać przeznaczone dla nas do pracy, składało się z trzech prostych biurek, tylu samych krzeseł i to tyle. Jest miejsce dla mnie, dla Kuby oraz dla naszego przyszłego, pierwszego pracownika. Na początek dla nas idealnie.

Dalej wypytaliśmy się o miejsca parkingowe w okolicach biurowca oraz czy są one udostępnione w ramach płaconego czynszu. Okazało się, że miejsca parkingowe są, lecz konieczne będzie zawarcie rocznej umowy najmu miejsca parkingowego, które do tanich nie należy. Wynajmując biuro warto sprawdzić więc, czy są publiczne miejsca parkingowe oraz jaki jest koszt parkowania.

Wracając do głównego tematu, bardzo ważną dla nas kwestią były udogodnienia dla osób starszych oraz niepełnosprawnych, tak aby każdy z potencjalnych klientów czuł się u nas swobodnie i komfortowo. Biurowiec, który oglądaliśmy, wyposażony jest w windę, dzięki czemu dostanie się do naszego biura, powinno być bezproblemowe dla każdej osoby.

Kolejna ważna sprawa – czy jest Internet, jaka jest jego prędkość i czy jest wliczony w cenę czynszu. Nie wyobrażam sobie pracy w biurze bez szybkiego Internetu, w szczególności, że w naszej firmie planujemy stworzyć dysk w chmurze w celu bezpiecznego przechowywania naszych danych i szybkiej wymianie informacji. (Przy okazji – wzór umowy o dzieło z informatykiem [np. na stworzenie wirtualnego dysku] wraz obszerną instrukcją znajdziesz tutaj.)

Na co zwrócić uwagę w umowie najmu nieruchomości lub lokalu?

Oprócz wysokiej ceny najmu wszystkie inne kwestie nam pasowały, no może poza miejscami parkingowymi, które będą generować dodatkowe koszty. Otrzymałem od wynajmującego umowę najmu i mogłem się wykazać moją prawniczą wiedzą i doświadczeniem. Umowa okazała się niezwykle długa i rozbudowana, miała ponad 20 stron! Regulowała ona bardzo szeroko specyficzne kwestie, które także omawiam poniżej:

1. 1. opłaty indywidualne i opłata eksploatacyjna,
2. 2. opłata marketingowa,
3. 3. ubezpieczenia lokali i budynku,
4. 4. regulaminy porządkowe w budynku,
5. 5. forma korespondencji 

i oczywiście niezbędne elementy, które powinna zawierać każda umowa najmu np.:

1. 1. przedmiot umowy,
2. 2. czas obowiązywania najmu,
3. 3. czynsz i wiele innych.

Jeżeli potrzebujesz rozbudowaną umową najmu, profesjonalny wzór wraz z instrukcją znajdziesz tutaj.

Wracając do tematu, im dłużej analizowałem zaproponowaną umowę, tym więcej odnajdywałem postanowień budzących moje wątpliwości.

Na co więc szczególnie uważać oraz co trzeba sprawdzić, wynajmując lokal lub nieruchomość?

W naszym przypadku okazało się, że do wysokości czynszu doliczane są dodatkowe opłaty, o których wcześniej nie zostaliśmy poinformowani ☹. Opłata za usługi sprzątające wynosiła dodatkowo aż 200,00 zł miesięcznie. Dodatkowo firma zarządzająca biurowcem cyklicznie co miesiąc doliczała opłatę tzw. „marketingową”, która miała być przeznaczona na reklamowanie całego kompleksu. Umowa zawierała dodatkowo postanowienie, zgodnie z którym, chcąc wywiesić tabliczkę zawierającą reklamę naszej spółki na tablicy przed biurowcem, jesteśmy skazani na skorzystanie z usług konkretnej firmy reklamowej. Zgodnie z umową, firma ta (oczywiście za dodatkową opłatę), miała przygotować logo naszej spółki w oparciu o konkretne wytyczne, a więc odpowiednia czcionka, wielkość liter oraz kolory, tak aby tabliczki reklamowe wszystkich firm były stosunkowo jednolite i tworzyły spójną całość. Na domiar złego, kaucja za lokal wynosiła aż trzykrotność miesięcznego czynszu! Tak duży wydatek bez wątpienia wpłynąłby negatywnie na inne nasze inwestycje związane z rozwojem firmy. Reasumując, bardzo wysokie dodatkowe opłaty, problem z miejscem parkingowym i przede wszystkim rozbudowana i skomplikowana umowa zniechęciła nas do wynajęcia właśnie tego biura.

Wynajem biura w kamienicy – co wpisać do umowy najmu?

Ostatnim wariantem było wynajęcie biura poza centrum Warszawy. Mogę od razu zdradzić, że był to strzał w dziesiątkę i wynajęliśmy właśnie to biuro.

Co zdecydowało, że zdecydowaliśmy się podpisać umowę najmu na takie właśnie biuro? Otóż lokal znajduje się w bardzo bliskiej odległości od nowej linii metra. Świetnie się składa, bo nie ma rzeczy tak bardzo irytującej, jak warszawskie korki i dwugodzinne powroty do domu. Dodatkowo lokal, który wynajęliśmy, jest naprawdę spory, a cena niewielka. W takich lokalach często znajdują się łazienki z prysznicem, warto więc zwrócić na to uwagę (szczególnie gdy np. planujesz dojeżdżać do pracy na rowerze).

Ponieważ stan lokalu pozostawia wiele do życzenia, już na etapie negocjacji umowy zaproponowaliśmy wykonanie drobnego remontu lokalu w zamian za tzw. wakacje czynszowe. Właściciele takich lokali chętnie się na to godzą, gdyż przeprowadzając remont, zwiększamy wartość lokalu. Warto więc zadbać o wpisanie tego do umowy najmu.

W naszym przypadku wynegocjowaliśmy, że otrzymamy wakacje czynszowe odpowiadające kwocie, którą przeznaczymy na remont, niestety uwzględniając wyłącznie materiały jak panele, farba czy też płyty gipsowe. Za robociznę będziemy musieli koniec końców zapłacić z własnej kieszeni.

Prawo podnajmu – dlaczego warto je mieć?

Co jeszcze? Warto wynegocjować sobie prawo podnajmu. Wiem, brzmi jak rzecz niemożliwa, ale wcale tak nie jest. Warto po prostu od razu zaproponować rozsądne ramy tego podnajmu – przykładowo wpisujemy w umowie, że mamy prawo do podnajmu jedynie 6 metrów lokalu, maksymalnie dla dwóch podmiotów. Albo nawet dodatkowo – że od każdego podnajemcy opłacamy dodatkową opłatę.

Po co nam takie prawo? Otóż:

1. 1. popularne jest „zatrudnianie pracowników” w ramach tzw.  B2B – a więc prowadzących własną działalność gospodarczą. Dobrze móc podnająć im wtedy biuro u siebie w firmie. Przedstawienie właścicielowi sprawy w ten sposób pozwala zresztą często uzyskać jego zgodę,
2. 2. prawdopodobne jest, że utworzymy kiedyś spółkę celową dla któregoś z naszych planowanych interesów,
3. 3. w zależności od branży zdarza się, że fajnie mieć swojego podwykonawcę na miejscu w biurze,
4. 4. finalnie – można w ten sposób oszczędzić na starcie firmy – podnajmując ten kawałek komuś w ramach „wirtualnego biura” lub po prostu na potrzebę pracy jednej osoby (ps. Wzór takiej umowy znajdziesz tutaj).

Wracając do naszego biura, umowa najmu, która została nam zaproponowana, okazała się bardzo przejrzysta i zrozumiała. Zawierała ona wszystkie niezbędne elementy takie jak: określenie stron umowy, precyzyjne wskazanie lokalu wraz z położeniem, ilością pomieszczeń oraz numerem księgi wieczystej; zobowiązania najemcy, precyzyjne określenie wysokości czynszu i opłat za media oraz inne ważne informacje. Wzór umowy najmu na czas nieokreślony znajdziesz, klikając tutaj.

Ustaliliśmy zawarcie umowy najmu na czas określony. Uznaliśmy, że w naszym przypadku będzie miała więcej zalet:

1. 1. mamy pewność, że nie zostanie nam wypowiedziana np. tuż po wykonaniu remontu,
2. 2. wynegocjowaliśmy sobie prawo jej przedłużenia jednostronnym oświadczeniem – a więc wystarczy, że wyślemy pismo do wynajmującej o przedłużeniu okresu najmu (w określonym terminie) to umowa ulegnie przedłużeniu na kolejny rok,
3. 3. wynegocjowaliśmy sobie prawo jej wypowiedzenia w przypadku rozwiązania, likwidacji lub zawieszenia spółki. Wbrew powszechnej opinii, umowę najmu na czas określony można wypowiedzieć, jednak wyłącznie w przypadkach ściśle w umowie sprecyzowanych. I my właśnie takie przypadki sobie w niej opisaliśmy.

Wzór umowy najmu na czas określony znajdziesz tutaj.

To tyle w zakresie wynajmu biura. Jeżeli znalazłeś we wpisie interesujące Cię informacje, napisz do nas, udostępnij wpis na Facebooku lub Linkedin’ie. Jeżeli masz z kolei pytania, wyślij je koniecznie do nas – możesz skorzystać z formularza dostępnego tutaj.
Co dalej się wydarzyło? Zapraszam do zapisania się na newsletter aby dostać powiadomienie o kolejnym wpisie z serii.

Do zobaczenia wkrótce!