• precyzyjne oznaczenie stron stosunku prawnego: wierzyciela oraz dłużnika, ze wskazaniem ich adresów;
• wezwanie do zapłaty należności wraz z należnymi odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych w myśl ustawy o terminach zapłaty
• dodatkową klauzulę o wezwaniu do zapłaty 40 / 70 / 100 Euro tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania należności,
• wskazanie terminu zapłaty oraz konsekwencji braku uiszczenia zapłaty we wskazanym terminie;
• uzasadnienie i wskazane okoliczności będące podstawą żądania (dokument zawiera przykładowe rozbudowane uzasadnienie dotyczące niezapłaconego wynagrodzenia z tytułu wykonania projektu architektonicznego);
• informacje o planowanych dalszych krokach prawnych i faktycznych w przypadku nieuregulowania należności;
• konsekwencje braku zapłaty w postaci wstąpienia na drogę postępowania sądowego i egzekucyjnego;
• datę, miejscowość, miejsce na podpis oraz załączniki.

Czym jest wezwanie do zapłaty z uzasadnieniem?

Wezwanie do zapłaty jest jedną z metod miękkiej windykacji, która jest pierwszym krokiem do odzyskania należnych pieniędzy od kontrahenta.

W wezwaniu do zapłaty dajemy dłużnikowi znać, że oczekujemy od niego zapłaty konkretnej kwoty w konkretnym terminie. Jednocześnie informujemy go (tak jest w przykładowym wzorze), że brak zapłaty spowoduje wniesienie sprawy do sądu. Działanie to ma na celu wywarcie presji na dłużniku, aby spłacił zaległe zobowiązania zanim sprawa wyląduje w sądzie.

Prowadzenie windykacji w ten sposób pozwala uniknąć kosztów związanych z postępowaniem sądowym oraz zaoszczędzić czas. Można także uznać, że jest konieczne przed wniesieniem powództwa do sądu – a więc zanim kogoś pozwiemy o zapłatę, powinniśmy wezwać go do zapłaty – przykładowo przy pomocy takiego właśnie „wezwania do zapłaty”.

Dla kogo przeznaczone jest wezwanie do zapłaty z uzasadnieniem?

Wezwanie do zapłaty przeznaczone jest dla każdego (zarówno przedsiębiorcy, spółki, jak i osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej), kto ma do odzyskania należne mu środki finansowe.

A więc jeżeli Twój kontrahent / partner / pracodawca nie wywiązał się ze swojego zobowiązania i w terminie nie uregulował swojego długu / nie zapłacił należnego wynagrodzenia, być może warto przypomnieć mu o tym stosownym wezwaniem do zapłaty.

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty z uzasadnieniem?

Przede wszystkim, wezwanie do zapłaty musi dokładnie wskazywać dane wierzyciela (a więc osoby, która sporządza wezwanie) oraz dłużnika (a więc kontrahenta, który nie wywiązał się ze swojego obowiązku). Ponadto, powinno wskazywać stosunek (okoliczności, podstawę), z którego wynika zobowiązanie do zapłaty.

Może to być niezapłacona cena za sprzedaż roweru, faktura VAT, wynagrodzenie ze stosunku pracy, umowa pożyczki i wiele więcej. Należy pamiętać, aby precyzyjnie wskazać kwotę długu (niniejszy wzór zawiera także obowiązek powiększenia kwoty długu o odsetki ustawowe), termin spłaty i numer rachunku bankowego, na który przelane mają zostać należne pieniądze.

UWAGA! Nie można zapomnieć o podpisie osoby wysyłającej wezwanie do zapłaty.

Dodatkowo, ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych pozwala na doliczenie do wezwanie dodatkowej kwoty 40 / 70 / 100 euro. Kwota ta stanowi rekompensatę za koszty dochodzenia należności. Jest to więc dodatkowe wynagrodzenie będące rekompensatą za czas, jaki wierzyciel musiał poświecić na odzyskiwanie należnych mu świadczeń.

Jak napisać skuteczne wezwanie do zapłaty z uzasadnieniem?

To proste – prezentowany dokument zawiera wszystkie niezbędne elementy, które dodatkowo zostały opatrzone komentarzami i praktycznymi przykładami, aby łatwo można było dokonać zmian w odpowiednich miejscach i tym samym sporządzić skuteczne wezwanie do zapłaty.

Wystarczy pobrać dokument, a następnie wypełnić go, korzystając z podanych instrukcji i przykładów. Dokument zawiera wiele praktycznych elementów, m.in. wskazuje dalsze plany wierzyciela w przypadku nieotrzymania zapłaty, chęć skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego, która narazi dłużnika na dodatkowe koszty. Zabiegi te mają na celu wywrzeć na dłużniku poczucie powagi sytuacji i zmotywować go do zapłaty długu.

Jeżeli chcesz sporządzić wezwanie do zapłaty za niezapłaconą fakturę VAT, to warto skorzystać z dedykowane wzoru, który wraz z instrukcją i pełnym opracowaniem znajdziesz pod tym adresem. Zawiera on szczegółowe instrukcje i (niemal) gotowe uzasadnienie, które wystarczy uzupełnić o kilka informacji.

Jak napisać wezwanie do zapłaty zaległego wynagrodzenia?

Prezentowany wzór przeznaczony jest również do żądania zapłaty zaległego wynagrodzenia od pracodawcy lub kontrahenta, wystarczy skorzystać ze wzoru i uzupełnić go o informację, które zostały opatrzone komentarzami, aby przygotowanie wezwania było proste i zrozumiałe.

W jaki sposób wysłać wezwanie do zapłaty z uzasadnieniem?

Wezwanie należy wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu mamy pewność, że druga strona otrzymała wezwanie szybko. Ponadto, co nawet ważniejsze, będziemy mogli śledzić kiedy wezwanie zostało przez dłużnika odebrane. Od dnia odbioru wezwania dłużnikowi biegnie termin na zapłatę zobowiązań.

Ile razy wysłać wezwanie do zapłaty?

Jest to kwestia bardzo indywidualna, nic nie stoi na przeszkodzie, aby w sytuacji, w której pierwsze wezwanie do zapłaty okazało się nieskuteczne wysłać drugie (warto je nazwać jako „ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty”). Trzykrotne wysłanie wezwania do zapłaty należy unikać i stosować w drodze wyjątku. Dalsze wezwania nie mają najmniejszego sensu, gdyż prawdopodobieństwo zwrotu długu przez kontrahenta po otrzymaniu 6 czy też 7 wezwania jest marginalne. Dalszym krokiem powinno być wstąpienie na drogę postępowania sądowego, pod warunkiem, że ma to uzasadnienie ekonomiczne. Każdorazowo ocena jest zależna od danej sprawy.

Jak rozpoznać fałszywe wezwanie do zapłaty?

Przede wszystkim należy kierować się zdrowym rozsądkiem i zwrócić szczególną uwagę na treść oraz formę pisma. Żadna instytucja czy też kontrahent nie wysyła wezwania do zapłaty drogą mailową. Jeżeli nie mamy żadnych długów do spłacenia i otrzymaliśmy wezwanie do zapłaty, to należy zweryfikować osobę, która je wysłała. Najprostszą metodą jest wyszukanie firmy w google i zadzwonienie do jej siedziby. Warto także skorzystać z wyszukiwarki KRS dostępnej pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/ dla spółek oraz wyszukiwarki CEIDG dostępnej pod adresem https://prod.ceidg.gov.pl/ dla przedsiębiorców, aby sprawdzić, czy taki podmiot w ogóle istnieje.

Kto podpisuje wezwanie do zapłaty z uzasadnieniem?

Wezwanie do zapłaty z uzasadnieniem powinno zostać podpisane przez wierzyciela lub jego pełnomocnika. Jeżeli wierzycielem jest spółka, to wezwanie powinno zostać podpisane przez osobę uprawnioną do jej reprezentacji, np. zarząd – w przypadku spółki z o.o.

Wezwanie do zapłaty z uzasadnieniem jak obliczyć odsetki?

Jeżeli umowa nie określa wysokości odsetek za opóźnienie w spłacie, przyjmuje się, że ich wysokość wynosi sumę stopy referencyjnej NBP i 5,5 procent. Ustawowe odsetki za opóźnienie wynoszą więc 5,6 procent w skali roku (stan na wrzesień 2020). Maksymalna stawka odesete za opóźnienie nie może przekroczyć dwukrotności tej kwoty. Wzór wysokości odsetek:

Kwota zaległości x liczba dni zwłoki x wysokość stawki odsetek

365 dni

Przykład:

Osoba A wystawiła 1 stycznia 2020 r. osobie B fakturę na kwotę 10.000,00 zł z terminem płatności na 1 lutego 2020 r., B zapłacił kwotę dopiero w dniu 2 maja 2020 r. A postanowił naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie, które wynoszą:

10.000,00 zł x 5.6 = 560,00 zł w skali roku

560 zł / 365 dni = 1,53 zł za każdy dzień

1,53 zł x 90 dni = 137,70 zł = odsetki.

Można także skorzystać z kalkulatora odsetek ustawowych Wydawnictwa Podatkowego Gofin, który dostępny jest pod adresem: https://kalkulatory.gofin.pl/Kalkulator-odsetek-ustawowych,12.html