Protokół przekazania sprawozdania finansowego Zarządowi Spółkizawiera:

• dane Spółki, której sprawozdanie finansowe zostało przygotowane, w tym jej firmę (nazwę) oraz siedzibę (miejscowość);
• informację o przekazaniu Zarządowi Spółki kompletnego i podpisanego przez Księgowego sprawozdania finansowego za określony rok;
• deklaracja o sporządzeniu sprawozdania finansowego zgodnie z przepisami i wymogami ustawy o rachunkowości;
• informację o przekazaniu ze sprawozdaniem finansowym również dokumentów księgowych Spółki;
• imię i nazwisko Księgowego oraz miejsce na jego podpis;
• oświadczenie Zarządu Spółki o odbiorze sprawozdania finansowego oraz miejsce na podpis Członków Zarządu kwitujących odbiór sprawozdania.

Czym jest protokół przekazania sprawozdania finansowego Zarządowi Spółki?

Prezentowany protokół, najprościej rzecz ujmując, jest to potwierdzenie, że osoba odpowiedzialna za przygotowanie sprawozdania finansowego (księgowy albo firma zewnętrzna) przekazała Zarządowi Spółki sprawozdanie finansowe, a Zarząd z kolei pokwitował jego odbiór.

Skoro jesteś zainteresowany protokołem przekazania sprawozdania finansowego zarządowi spółki, to zapewne potrzebujesz również protokół ze Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników spółki na którym doszło do zatwierdzenia sprawozdania finansowego, udzielenia absolutorium i podziału zysku. Dedykowany wzór takiego protokołu z obszernym komentarzem i instrukcją znajdziesz tutaj.

Dla kogo przeznaczony jest protokół przekazania sprawozdania finansowego Zarządowi Spółki?

Niniejszy dokument przeznaczony jest dla spółek oraz ich wspólników, którzy chcą potwierdzić otrzymanie od księgowego sprawozdania finansowego, by następnie przeprowadzić procedurę zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Należy pamiętać, że od 1 października 2018 roku honorowane są wyłącznie elektroniczne sprawozdania finansowe. Zatwierdzenie e-sprawozdania finansowego muszą dokonać wszystkie podmioty prowadzące pełną księgowość. Należy pamiętać, że każda spółka ma obowiązek udostępnić swoje dane finansowe w KRS i Urzędzie Skarbowym. W tym celu konieczne jest przygotowanie sprawozdania finansowego, oraz jego zatwierdzenia przez wspólników, a także zatwierdzenie działania zarządu poprzez udzielenie absolutorium.

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych mają:

• firmy, które muszą prowadzić księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości np. ze względu na wysokość przychodów lub status prawny,
• firmy, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?

Zasadą jest, że sprawozdanie finansowe zatwierdzają wspólnicy spółki poprzez podjęcie stosownej uchwały. Protokół podpisują zarząd lub kierownik danej jednostki oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – a więc księgowy lub firma zewnętrzna. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości to nie księgowy, lecz „kierownik jednostki” (np. zarząd) ponosi odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania. Oznacza to, że jeśli sprawozdanie nie zostanie sporządzone lub będzie sporządzone nieprawidłowo, bądź będzie zawierało nierzetelne dane, odpowiedzialny będzie za to zarząd danego podmiotu. Warto dodać, że w przypadku sp. z o.o. Zgromadzenie Wspólników musi się odbyć w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego spółki. Zgromadzenie zwołuje zarząd spółki co najmniej 2 tygodnie przed terminem zgromadzenia. Obowiązkowo podaje się dzień, godzinę, miejsce zgromadzenia wspólników (przeważnie jest to siedziba spółki, lecz może to być np. kancelaria notarialna albo hotel) i szczegółowy porządek obrad. Przy okazji, jeżeli jesteś zainteresowany przygotowaniem zawiadomienia o zaplanowanym Zwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników, to dedykowany wzór z instrukcją i komentarzem znajdziesz tutaj.

Kiedy księgowy może odmówić podpisania sprawozdania finansowego?

Najczęściej taka sytuacja ma miejsce, kiedy w trakcie roku obrachunkowego zmieniła się księgowa prowadząca rachunki danej firmy, a nowa osoba nie chce brać odpowiedzialności za prowadzone do tej pory księgi. Należy pamiętać, że księgowy musi wytłumaczyć w specjalnym piśmie dołączonym do sprawozdania, dlaczego nie podpisał sprawozdania. Jeżeli zabraknie tego dokumentu, a na sprawozdaniu nie będzie podpisu księgowego, to sprawozdanie finansowe będzie nieważne.

Czym jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe to dokument zawierający podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe, nazywa się dniem bilansowym. Jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy wypada 31 grudnia.

Co powinno zawierać sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe składa się z:

• bilansu – wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy,
• rachunku zysków i strat – wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy,
• informacji dodatkowej – Zawiera ona m.in. opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego.

UWAGA!

Do sprawozdania finansowego należy dołączyć:

• uchwałę zatwierdzającą te dokumenty,
• sprawozdanie z działalności (jeśli jest wymagane – dotyczy m.in. spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych),
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
• opinie/sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).

W jaki sposób zatwierdzić sprawozdanie finansowe?

Zatwierdzenie finansowe spółki zasadniczo polega na zatwierdzeniu dokumentów finansowych spółki. Bardzo ważnym elementem jest określenie, na co przeznaczony zostaje zysk spółki ( tu znajdziesz wzór protokołu, który zawiera m.in. odpowiednie postanowienie, zgodnie z którym zysk przeznaczony zostaje np. na kapitał zapasowy spółki), albo jeżeli spółka poniosła stratę to źródła jej pokrycia. Należy pamiętać, że w przypadku poniesienia straty przez spółkę, konieczne jest określenie czy strata nie przekroczyła sumy kapitałów zapasowego i rezerwowanego, a także połowy kapitału zakładowego. Jeżeli taka sytuacja ma miejsce, to konieczne będzie podjęcie uchwały o dalszym istnieniu spółki. Wzór takiej uchwały z przejrzystym opisem znajdziesz tutaj.

Do kiedy należy zatwierdzić sprawozdanie finansowe?

Jeśli rok bilansowy zakończył się 31 grudnia 2019 r., to najpóźniej 30 czerwca 2020 r. odbyłoby się zwyczajne zgromadzenie wspólników.

UWAGA! W związku z koronawirusem (COVID-19) rozporządzenie w tym przypadku dało dodatkowe 3 miesiące, przesuwając ostateczny jego termin na 30 września 2020 r.

Konsekwencje braku złożenia sprawozdania finansowego

Za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi m.in.:

• grzywna nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 540 stawek dziennych,
• kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat,
• postępowanie przymuszające,
• rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS,
• ustanowienie kuratora.

Warto pamiętać, że w pierwszej kolejności KRS wzywa spółkę do złożenia sprawozdania w terminie 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki.

Sprawozdanie finansowe, a audyt

Obowiązek badania sprawozdań finansowych kontroli przez biegłego rewidenta (poddania ich audytowi) obowiązuje tylko organizacje prowadzące działalność gospodarczą i spełniające przynajmniej 2 z 3 wymienionych warunków:

• średnioroczne zatrudnienie w organizacji w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro;
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro.