Niniejszy dokument składa się z dwóch wersji językowych protokołu z posiedzenia zarządu spółki – polskiej oraz angielskiej. Został dopasowany do nowelizacji k.s.h. z 31 marca 2020 r. Zawiera on odpowiednie postanowienia umożliwiające przeprowadzenie posiedzenia zarządu spółki przez Internet, a więc z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość umożliwiającą jednoczesną komunikację wszystkich biorących udział w posiedzeniu członków zarządu.

Protokół z posiedzenia Zarządu Spółki w dwóch wersjach językowych został przygotowany przez radcę prawnego specjalizującego się w prawie gospodarczym i władającego prawniczym angielskim. Dokument zawiera:

• dokładne wyjaśnienie trudnych terminów prawniczych;
• przykładowy sposób uzupełnienia wraz z licznymi komentarzami pozwalającymi w pełni zrozumieć istotę dokumentu;
• precyzyjne określenie danych Spółki, której zarząd odbywał posiedzenie;
• postanowienie wskazujące czego dotyczą poszczególne uchwały (wzór zawiera rozbudowany katalog przykładowych kwestii m.in. zmiany adresu Spółki, powołanie prokurenta, zwołania NZW, udzielenia zgody na zawarcie określonej umowy itd.;
• informację o prawidłowym powiadomieniu wszystkich członków zarządu o posiedzeniu zarządu;
• wzór podjętych uchwał;
• nieobowiązkowe postanowienie dotyczące tzw. wolnych wniosków, a więc innych kwestii, które członkowie zarządu chcieliby omówić i przedyskutować;
• datę, miejscowość, miejsce na podpisy członków zarządu oraz pozostałe elementy właściwe dla tego typów dokumentów;
• Uwaga! Integralną częścią protokołu jest lista obecności na posiedzeniu zarządu spółki.

Czym jest posiedzenie zarządu spółki?

Niniejszy protokół to zapis przebiegu odbytego posiedzenia zarządu spółki. Jest więc dokumentem, który opisuje, co działo się na posiedzeniu zarządu spółki, jakie uchwały zostały podjęte, czego dotyczyły, w jaki sposób głosowały poszczególne osoby itd.

Posiedzenie zarządu możliwe jest w spółkach, w których zarząd jest co najmniej dwuosobowy. Zasadą jest, że zarząd podejmuje uchwały na posiedzeniach zarządu, chyba że umowa spółki inaczej. Ważną kwestią jest poinformowanie (zawiadomienie) wszystkich członków zarządu o posiedzeniu, w przeciwnym wypadku podjęte uchwały są nieważne.

Zawiadomienie o posiedzeniu zarządu spółki

Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych, członkowie zarządu powinni zostać „prawidłowo poinformowani” o posiedzeniu. Zawiadomienie powinno zostać dokonane w zwyczajowo przyjęty w spółce sposób, na przykład: mailowo, telefonicznie, za pośrednictwem poczty, jak i przesyłki kurierskiej.

Dobrą praktyką jest określenie sposobu zawiadomienia członków zarządu w umowie spółki albo np. regulaminie zarządu.

Czy niezbędne jest sporządzenie protokołu z posiedzenia zarządu spółki?

Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych uchwały zarządu są protokołowane. Powinny one zawierać porządek obrad, nazwiska i imiona obecnych członków zarządu, liczbę oddanych głosów oraz podpisy obecnych członków zarządu.

Zarząd podejmuje uchwały na posiedzeniach, w związku z tym niezbędne jest sporządzenie protokołu z posiedzenia zarządu. Bardzo ważną kwestią jest podpisanie protokołu przez wszystkich obecnych członków zarządu. W przypadku ewentualnej odmowy podpisania należy ten fakt odnotować w protokole wraz z podaniem przyczyny.

W jakiej formie sporządzić protokół z posiedzenia zarządu spółki?

Wystarczy by protokół z posiedzenia zarządu został spisany w zwykłej formie pisemnej. Protokół należy sporządzić w trakcie posiedzenia zarządu spółki lub zaraz po jego zakończeniu.

Posiedzenie zarządu spółki przez Internet

Od dnia 31 marca 2020 r. możliwy jest udział i głosowanie w posiedzeniach zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość – a więc przez Internet.

Bardzo ważną kwestią jest obowiązek prawidłowego zawiadomienia wszystkich członków zarządu o posiedzeniu (o którym wspominałem we wcześniejszej części tekstu) oraz udział co najmniej połowy członków zarządu w głosowaniu – chyba że umowa spółki przewiduje większe wymagania.

Warto dodać, że zarząd spółki może podejmować uchwały także w trybie obiegowym, a jego członkowie mogą oddawać głosy za uchwałami za pośrednictwem innego członka. Celem takiego rozwiązania niezbędne jest upoważnienie do oddania głosu za daną uchwałą.

Dokumenty pokrewne:

• Protokół z posiedzenia zarządu
• Protokół nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników – powołanie członka zarządu spółki.
• Protokół nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników – uchwała o podwyższeniu kapitału zakładowego z agio.
• Projekt notarialnego protokołu NZW – obniżenie kapitału zakładowego spółki.
• Protokół NZW – zgoda na zbycie udziałów.
• Tagi: protokół, protokół po angielsku, posiedzenie zarządu spółki, uchwała, zarząd, członkowie zarządu, posiedzenie zdalne, posiedzenie przez Internet, 208 § 5(1) k.s.h.