Stopka do maila z klauzulą informacyjną zawiera:

• określenie danych Administratora danych osobowych (treść dopasowana jest dla spółek) w tym adres, numer KRS, REGON, NIP;
• sposób kontaktu z Administratorem w postaci wiadomości mailowej lub poczty tradycyjnej na adres siedziby Administratora;
• informację o przeznaczeniu maila wyłącznie do użytku adresata;
• prośbę o kontakt i usunięcie wiadomości z załącznikami w przypadku omyłkowego wysłania maila do złej osoby;
• określenie okresu przetwarzania danych osobowych;
• wskazanie celu i podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych (wzór zawiera przykłady);
• określenie uprawnień adresata maila w postaci dostępu do danych, prawa sprostowania, usunięcia i inne.

Treść przycisku wyboru (tzw. „Checkbox”) zawiera:

• zgodę na przetwarzanie danych osobowych ze wskazaniem celu przetwarzania;
• deklaracje poinformowania o przysługujących prawach;
• wskazanie Administratora danych.

Stopka do maila z klauzulą informacyjną – na czym polega?

Obowiązek ten polega na poinformowaniu osoby, której dane są przetwarzane o danych administratora, określeniu okresu przetwarzania jej danych osobowych, wskazanie celu i podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych ze względu na działalność administratora np. w celu świadczenia usług podatkowych oraz innych obowiązków wynikających z odrębnych przepisów związanych z tymi usługami.

Stopka zawiera informację, że wiadomość wraz z załącznikami jest przeznaczona wyłącznie do użytku adresata i jest dla niego zastrzeżona. W przypadku omyłkowego otrzymania wiadomości przez osobę niebędącej adresatem należy ją usunąć ze wszystkimi załącznikami i powiadomić o tym fakcie administratora. W celu spełnienia obowiązki informacyjnego należy w treści maila do klienta, kontrahenta lub partnera zamieścić klauzulę informacyjną dostępną w niniejszym dokumencie.

Stopka do maila z klauzulą informacyjną oraz checkbox – dla kogo?

Niniejsze dokumenty przeznaczone są dla osób posiadających stronę internetową (np. sklep online, blog lub inną witrynę) oraz podmiotów wymieniających korespondencję mailową z kontrahentami. Chcąc wywiązać się z obowiązków informacyjnych nałożonych w związku z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (RODO) (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., należy przygotować informację na temat przetwarzanych danych osobowych przez Administratora. Innymi słowy, dokumenty przeznaczone są dla każdej osoby, która osobiście, albo za pośrednictwem swoich pracowników komunikuje się za pomocą poczty elektronicznej (e-mail) z innymi osobami.

Stopka do maila z klauzulą informacyjną – co musi zawierać?

Niniejszy wzór zawiera wszystkie obowiązkowe elementy klauzuli informacyjnej. Do niezbędnych elementów należy zaliczyć określenie danych administratora danych osobowych, wskazanie sposobu kontaktu z nim, określenie okresu przetwarzania danych osobowych, wskazanie podstawy prawnej i celu przetwarzania (najczęściej celem będzie świadczenie określonych usług) oraz określenie uprawnień osoby, której dane są przetwarzane m.in. prawo do sprostowania i usunięcia danych.

Gdzie umieszczać stopkę z klauzulą informacyjną?

Treść klauzuli informacyjnej należy umieszczać każdorazowo w wiadomości mailowej po podpisie nadawcy i jego danych kontaktowych, a więc na końcu wiadomości. Sugeruję przygotować szablon, który zawierać będzie treść klauzuli, aby mechanicznie nie przepisywać treści za każdym razem, gdy wysyłana będzie kolejna wiadomość.

Checkbox – czym jest?

Checkbox, inaczej nazywany przyciskiem wyboru, pozwala na oznaczenie przez użytkownika wykonanego przez niego wyboru – np. oznaczenia, że zapoznał się z jakimś dokumentem, wyraża na coś zgodę lub zamawia np. usługi. Z reguły, przy danym checboxie znajduje się opis, czego on dotyczy. Dodatkowo, w przypadku np. checboxów dotyczących zgód na przetwarzanie danych osobowych, prawo wymaga umieszczenia konkretnych informacji, gwarantujących że użytkownik nie udzieli zgody na więcej niż zamierzał. Prezentowany checbox dotyczy wyrażenia zgody przez użytkownika serwisu internetowego (np. sklepu online) na przetwarzania jego danych osobowych w celu wysyłania informacji handlowej przez administratora danych osobowych. Checkbox jest także potwierdzeniem, że użytkownik zapoznał się z przysługujących mu praw z zakresu dostępu do jego danych, możliwości modyfikacji i żądania usunięcia.

Co zawiera checkbox?

Przycisk wyboru zawiera dane Administratora danych osobowych, zgodę na przetwarzanie danych osobowych ze wskazaniem celu przetwarzania (wysyłka informacji handlowych) oraz deklaracje poinformowania o przysługujących prawach;

Gdzie umieszczać checkbox?

Obok formularza kontaktowego należy zamieścić przycisk wyboru wraz z informacją o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych przez użytkownika. Dzięki temu, użytkownik Twojego serwisu będzie mógł zostawiając swoje dane jednocześnie udzielić Ci zgody na np. wysyłkę do niego informacji handlowej.